Det er NSF og USF, samt alle våre kretser og klubber, som er hovedansvarlig for behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret ligger hos medlemssekretær i NSF og USF.

Grunnen til at vi behandler personopplysninger er fordi vi trenger noen slike opplysninger for at man skal kunne være medlem i NSF og USF. For å bli medlem godtar du at du må oppgi noen personopplysninger.

Vi viser til Lov om behandling av personopplysninger, artikkel 6 nr. 1 b, som sier at vi kan behandle persondata så lenge behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registerte er part i.

NSF/USF og alle våre kretser og klubber behandler følgende personopplysninger:

• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• Kjønn
• Medlemsnummer
• Klubbtilhørighet
• For å yte god medlemsservice ønsker vi også at du oppgir e-postadresse, men dette er frivillig

Personopplysningene mottar vi fra den aktuelle klubben ved innmelding.

I forbindelse med deltakelse i turneringer samtykker du til at vi i tillegg behandler følgende personopplysninger:

• FIDE-id
• Rating
• E-postadresse

Når du melder deg på i en turnering i regi av Norges Sjakkforbund, Ungdommens Sjakkforbund, eller en klubb/krets tilsluttet Norges Sjakkforbund eller Ungdommens Sjakkforbund gir du samtidig samtykke til at arrangør og forbund kan publisere:

• deltagerlister med navn, klubb, rating og resultater. Man kan reservere seg mot at klubb blir publisert ved å registrere dette i Hypersys, ta kontakt med klubb eller Sjakkontoret.
• nasjonale ratinglister for medlemmer fra det året de fyller 12 år.
• partier, samt livestream av partier
• bilder fra premieutdelingen
• øvrige bilder fra turneringen. Her kan foresatte til barn under 15 år reservere seg mot publisering ved å kontakte arrangøren.
• live video om turneringen har NM status eller er en internasjonal turnering

Når du har spilt minst et parti i turneringen kan dette samtykket ikke trekkes tilbake.

Når et rated parti er spilt er dette å regne som offentlig informasjon (ofte også publisert) og kan derfor ikke uten videre slettes.

For å gi best mulig medlemsservice deler vi nødvendige personopplysninger fra våre medlemmer med følgende samarbeidspartnere:
FIDE – navn, fødeselsdato, kjønn og e-postadresse
Turneringsservice – navn, fødselsår, medlemsnummer, klubbtilhørighet, FIDE-id, rating
Make.as* – e-postadresse

*Make er verktøyet vi bruker for å sende ut nyhetsbrev

Våre rutiner for sletting og arkivering av personopplysninger er som følger:
Vi innhenter kun de personopplysningene vi trenger og lagrer ikke disse personopplysningene lenger enn nødvendig.

Dine rettigheter:
Du har som den registrerte rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Du har rett til å sette krav til retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. Du har også rett til å få alle opplysninger om deg slettet. Ved henvendelser rundt dette har du rett til å få svar innen 30 dager. Vi viser til Lov om behandling av personopplysninger § 18, § 27 og § 28.

Hvordan sikrer vi dine personopplysninger:
NSF og USF har lokal filserver som kun ansatte på sjakkontoret, vår Rating Officer og vår IT-konsulent har tilgang til. Alle som har tilgang har skrevet under på en taushetserklæring og vi har innhentet databehandleravtale fra den eksterne IT-konsulenten.

Kontakt:
Har du spørsmål, eller ønsker du dine opplysninger utlevert eller slettet? Ta kontakt med generalsekretær Kristine Marie Ganz, tlf.: 21 60 81 24