Personvernerklæring for Norges Sjakkforbund og Ungdommens Sjakkforbund

Det er NSF og USF, samt alle våre kretser og klubber, som er hovedansvarlig for behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret ligger hos medlemssekretær i NSF og USF.

Grunnen til at vi behandler personopplysninger er fordi vi trenger noen slike opplysninger for at man skal kunne være medlem i NSF og USF. For å bli medlem godtar du at du må oppgi noen personopplysninger.

Vi viser til Lov om behandling av personopplysninger, § 8, som sier at vi kan behandle persondata så lenge personen dataene tilhører har gitt sitt samtykke til behandling av hans eller hennes persondata.

NSF/USF og alle våre kretser og klubber behandler følgende personopplysninger:

• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• Kjønn
• Medlemsnummer
• Klubbtilhørighet
• For å yte god medlemsservice ønsker vi også at du oppgir e-postadresse, men dette er frivillig

Personopplysningene mottar vi fra den aktuelle klubben ved innmelding.

I forbindelse med deltakelse i turneringer samtykker du til at vi i tillegg behandler følgende personopplysninger:

• FIDE-id
• Rating
• E-postadresse

Når du melder deg på i en turnering i regi av Norges Sjakkforbund, Ungdommens Sjakkforbund, eller en klubb/krets tilsluttet Norges Sjakkforbund eller Ungdommens Sjakkforbund gir du samtidig samtykke til at arrangør og forbund kan publisere:

• deltagerlister med navn, klubb, rating og resultater. Man kan reservere seg mot at klubb blir publisert ved å registrere dette i Hypersys, ta kontakt med klubb eller Sjakkontoret.
• nasjonale ratinglister for medlemmer fra det året de fyller 12 år.
• partier, samt livestream av partier
• bilder fra premieutdelingen
• øvrige bilder fra turneringen. Her kan foresatte til barn under 15 år reservere seg mot publisering ved å kontakte arrangøren.
• live video om turneringen har NM status eller er en internasjonal turnering

Når du har spilt minst et parti i turneringen kan dette samtykket ikke trekkes tilbake.

Når et rated parti er spilt er dette å regne som offentlig informasjon (ofte også publisert) og kan derfor ikke uten videre slettes.

For å gi best mulig medlemsservice deler vi nødvendige personopplysninger fra våre medlemmer med følgende samarbeidspartnere:
FIDE – navn, fødeselsdato, kjønn og e-postadresse
Turneringsservice – navn, fødselsår, medlemsnummer, klubbtilhørighet, FIDE-id, rating
Make.as* – e-postadresse

*Make er verktøyet vi bruker for å sende ut nyhetsbrev

Våre rutiner for sletting og arkivering av personopplysninger er som følger:
Vi innhenter kun de personopplysningene vi trenger og lagrer ikke disse personopplysningene lenger enn nødvendig.

Dine rettigheter:
Du har som den registrerte rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Du har rett til å sette krav til retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. Du har også rett til å få alle opplysninger om deg slettet. Ved henvendelser rundt dette har du rett til å få svar innen 30 dager. Vi viser til Lov om behandling av personopplysninger § 18, § 27 og § 28.

Hvordan sikrer vi dine personopplysninger:
NSF og USF har lokal filserver som kun ansatte på sjakkontoret, vår Rating Officer og vår IT-konsulent har tilgang til. Alle som har tilgang har skrevet under på en taushetserklæring og vi har innhentet databehandleravtale fra den eksterne IT-konsulenten.

Kontakt:
Har du spørsmål, eller ønsker du dine opplysninger utlevert eller slettet? Ta kontakt med generalsekretær Kristine Marie Ganz, tlf.: 21 60 81 24