Tilbake til NM-oversikt

Arrangere et NM (USF)

Tidspunkter og frister å forholde seg til:

NM for jenter avholdes i februar. Søknadfrist for arrangementet er 1. januar året før mesterskapet avholdes.

Det åpne NM for juniorer avholdes fortrinnsvis i forbindelse med påsken. Søknadfrist for arrangementet er 1. mai året før mesterskapet avholdes.

NM for skolelag avholdes hver for seg eller samlet i april. Søknadfrist for arrangementet er 1. mars året før mesterskapet avholdes.

NM for ungdomslag avholdes i siste halvdel av mai eller første halvdel av juni. Søknadfrist for arrangementet er 1. april året før mesterskapet avholdes.

NM for ungdom avholdes i november. Søknadfrist for arrangementet er 1. oktober året før mesterskapet avholdes.

Hvis det er nødvendig av hensyn til lokaler eller annet kan man spørre USF om det er mulig å avholde mesterskapet utenfor den oppsatte perioden. Det hender imidlertid at ingen har søkt innen fristen, så kontakt gjerne USF ang. dette.

1. FØR SØKNAD SENDES

En del ting må være på plass før man søker om arrangementet. Les turneringsreglementet og se på invitasjon fra tidligere års mesterskap. Ta gjerne kontakt med USF og tidligere arrangører hvis det er noe du lurer på.

1.1 LOKALER

Gode lokaler er en nødvendighet for et hvert arrangement. Det vanligste er å spille på en skole, men grendehus, hotell etc. er også mulig. Dere må ha avklart at dere har lokale den aktuelle helgen før søknad sendes inn.

Du bør ta høyde for følgende:

NMLagSpillereMinimum romstr.
NM for jenter80 delt.120kvm
Det åpne NM for juniorer80 delt.120kvm
NM for skolelag50 lag200 delt (+res. turn)350kvm
NM for ungdomslag40 lag160 delt (+res. turn)300kvm
NM for ungdom300 delt450kvm

I NM for jenter og Det åpne NM for juniorer bør alle deltakere spille i samme rom. I NM for skolelag, NM for ungdomslag og NM for ungdom bør alle klassene spille i samme rom. I lagturneringene er det fint å arrangere en reserveturnering også.

Det er også behov for et pauserom, gjerne med kantine. Husk at det ikke bare er deltakerne som kommer, men også foreldre og ledere (her kan man regne ca 1 ekstra person per 2 spillere).

1.2 OVERNATTING

Deltakerne (og ledere/foreldre) bør ha et rimelig overnattingstilbud i gangavstand fra spillestedet. Én god mulighet er å tilby overnatting i klasserom. Deltakerne tar selv med liggeunderlag og sovepose, så dette er en grei løsning for arrangøren. Hvis du velger denne løsningen, husk at det må være en nattevakt på skolen (jf punkt 1.4 under).

Spesielt for Det åpne NM for juniorer er at inviterte utlendinger skal innkvarteres på arrangørens regning (pkt 2.1)

1.3 MAT/KANTINE

Deltakerne (og ledere/foreldre) bør tilbys sju rimelige måltider (kveldsmat på fredag, frokost, lunsj, middag og kveldsmat på lørdag, frokost og lunsj på søndag). Tenk gjennom hvordan dere vil løse dette. Hvis dere skal lage de varme måltidene selv, må det være mannskap til dette. Hvis dere heller vil kjøpe inn fra catering, vil dette ha betydning for økonomien i mesterskapet. (Men det skal ikke være noen fare for å gå i underskudd på arrangementet.)

Det bør være en kantine med pølser, vafler, brus, kaffe og lignende. Kantinen er en viktig inntektskilde, så pass på at det kjøpes inn tilstrekkelig med varer.

I Det åpne NM for juniorer bør deltakerne tilbys tre måltider per dag, også de inviterte utlendingene (jf. pukt 2.1).

1.4 TILSTREKKELIG MANNSKAP

Det kreves en god del folk for å få gjennomført mesterskapet på en god måte. Før søknad sendes bør du være sikker på at du har tilstrekkelig mannskap.

Turneringsledelse:
Ansvarlig turneringsleder må på plass før søknad sendes. Vedkommende må være minst kretsdommer, og bør ha erfaring med å lede turneringer av tilsvarende størrelse. Hvis du har problemer med å finne en ansvarlig turneringsleder, ta kontakt med USF. De kan gi deg kontaktinfo til en rekke dyktige turneringsledere. I tillegg til ansvarlig turneringsleder må det være minst én turneringsleder til i NM for jenter og Det åpne NM for juniorer. I NM for skolelag, NM for ungdomslag og NM for ungdom må det være minst tre assisterende turneringsledere, som bør være minst klubbdommer. Merk at den assisterende turneringsleder (eller en annen kompetent person) må legge inn resultater, sette opp runder etc. på datamaskin under turneringen (se punkt 3.1).

Annet mannskap:
Det er mulig for én person å ta seg av planleggingsarbeidet, men det er gjerne hyggeligere hvis man er flere om jobben. Under mesterskapet er det i tillegg til turneringsledere behov for folk (foreldre, søsken, medlemmer i sjakklubben) til:

  • Rigge til før mesterskapet og rydde etterpå
  • Kantine
  • Servere og sette frem til måltider
  • Nattevakt (hvis skoleovernatting)
  • Transport (hente på togstasjon eller lignende, dersom dette er nødvendig)

Det er ikke nødvendig å spørre alle foreldre før søknad sendes, men det er viktig å tenke gjennom om klubben har nok folk som er villige til å stille opp. En god idé er å avholde et foreldremøte, der man lufter planene om mesterskapet, og hører om foreldre er innstilt på å bidra. Hvis man finner ut at man har for lite mannskap, kan en mulighet være å samarbeide med andre klubber i området.

2. FORBEREDELSER TIL MESTERSKAPET

Etter at din klubb har blitt tildelt arrangementet, må alle detaljer på plass.

2.1 UTLENDINGER

I NM for jenter er det mulighet til å invitere jenter fra andre land i eldste klasse. Dette kan være lurt, for hvis det deltar noen gode utenlandske jenter blir det mer fristende å delta for norske jenter. USFs jenteutvalg gir tilskudd til dekning av utgifter for utenlandske deltakere, og kan bistå med utsending av invitasjon. Kontakt USF for detaljer om beløp som gis pr utenlandske deltaker.

I det åpne NM for juniorer inviteres, gjennom USF, minst ti andre nasjonale forbund tilsluttet FIDE til å stille med en høyt rangert junior i mesterskapet. Invitasjonen til disse skal gå ut minst ti uker før mesterskapet. Arrangøren påtar seg, med mindre annet er avtalt, ansvaret for kost og losji (se punkt 1.2 og 1.3) til inviterte utenlandske spillere, men får et tilskudd fra USF til delvis dekning av utgiftene. USFs styre avgjør hvor stor denne støtten blir, etter en helhetsvurdering av søknaden.

Øvrige regler om utlendinger i USFs NM finnes i USFs reglementer.

2.2 INVITASJON

Invitasjonen bør sendes til alle klubber og kretser senest tre måneder før mesterskapet. Det er viktig å ikke somle med dette, hvis invitasjon kommer sent blir det færre deltakere. USF kan bistå med utsendelsen.

Invitasjonen er din viktigste markedsføring av mesterskapet. Bruk derfor en del tid på å få med all nødvendig informasjon, og pass på å fremheve alle positive sider ved ditt mesterskap (rimelig overnatting, premier til alle, flott natur etc). Prøv å tenke på hva det er som vil få barn og foreldre til å ta turen til ditt mesterskap.

I tillegg til de obligatoriske klassene bør dere vurdere å ha en begynnerklasse som spiller én dag (for eksempel 6 runder med 20 min. tenketid pr spiller). En slik klasse er en fin turnering for jenter i lokalområdet som er for ferske til å spille tre dager med lang tenketid.

I mesterskapene for lag (ungdomslag og skolelag) bør det i tillegg være en reserveturnering. Gjennom denne turneringen får de som ikke spiller i lagturneringen mulighet til å spille et parti. Reserveturneringen er åpen for lag/spillere i alle klasser. I NM for jenter er det lurt å vurdere en begynnerklasse som spiller én dag (f.eks. 6 runder, 20 min per spiller per parti). En slik klasse er en fin turnering for jenter i lokalområdet som er for ferske til å spille tre dager med lang tenketid.

Invitasjonen må inneholde:

  • Hvor mesterskapet avholdes, og hvordan man kommer seg dit
  • Klasseinndeling (nevn gjerne ev. reserveturnering) og premiering
  • Program med alle tider (siste fremmøte, rundestart og -slutt, måltider, premieutdeling)
  • Informasjon om overnattingstilbud (skole, hotell)
  • Hva det koster å være med (startkontingent, overnatting, måltider)
  • Informasjon om deltakelse av utlendinger (hvis aktuelt, se punkt 2.1)
  • Informasjon om ev. videre kvalifikasjon til nordisk mesterskap:
    • NM for jenter: De to beste i lilleputt og kadett, og de to beste norske juniorer i klasse ungdom er kvalifisert til nordisk for jenter
    • NM for skolelag: Norgesmesterne er kvalifisert til nordisk for skolelag
    • NM for ungdom: De to første i klassene A, B, C, D og F er kvalifisert til nordisk for ungdom
  • Frister for påmelding og for bestilling av overnatting og måltider

Sjekk mot tidligere års invitasjoner at du har fått med deg alt.
Du finner tidligere invitasjoner ved å søke i Turneringsservice. Finner du ikke tidligere invitasjoner, kontakt gjerne USF for assistanse.

2.3 MANNSKAP

Alle detaljer om mannskap under mesterskapet må nå på plass:

  • Hvem som skal hjelpe til med rigging før mesterskapet og rydding etterpå
  • Avklar hvem som er assisterende turneringsleder.
  • Sett opp vaktliste for kantine og for hvem som er på skolen om natten.
  • Lag en oversikt over hvem som står for måltider (servering og evt matlaging).
  • Hvis det er behov for transport fra togstasjon eller lignende, avklar hvem som tar seg av dette.

Husk at det må gjøres klare avtaler med klokkeslett for når den enkelte skal møte opp.

2.4 BORD OG STOLER. BRIKKER, BRETT OG KLOKKER. NOTERINGSSKJEMA. MIKROFON.

Det må sjekkes at dere har tilstrekkelig med bord og stoler, og at bordene egner seg for sjakkspilling (dvs at det med litt margin er plass til et sjakkbrett pluss klokke og noteringsskjema, og at bordene er av passe høyde).

Dere må ha tilstrekkelig brett, brikker og sjakklokker. Husk at det også må være en god del brikker/brett til pauserom/analyse. Materiell kan lånes av andre klubber.

Det er noteringsplikt i turneringen. Dere må derfor kjøpe inn tilstrekkelig noteringsskjemaer (ett skjema pr deltaker pr runde, men kjøp noen ekstra). Noteringsskjema kan kjøpes her på sjakk.no.

Det er en stor fordel å ha mikrofon/høyttaler til bruk under åpningen, ved rundestart (det skal ofte gis noen beskjeder) og ved premieutdelingen.

2.5 PREMIER

Alle deltakerne skal ha en premie der navn på mesterskapet fremgår (med unntak av i det åpne NM for juniorer). I tillegg skal følgende permier deles ut:

NMPremiering
NM for
jenter
3 første i hver klasse, inngravert pokal der klasse og plassering fremgår.
Anna Elisabeth Westerlunds minnefond står for premie (pokal) til norgesmesteren i klasse lilleputt og tre skjønnhetspremier (medaljer) i klasse lilleputt. Arrangøren står for innkjøp, og får refundert utgifter av minnefondet. Kontakt USF for informasjon om hvilket beløp som kan brukes for å kjøpe inn de nevnte premiene.
Det må oppnevnes en jury for skjønnhetspremiene. Ofte er dette bulletinredaksjonen, evt kan man spørre kyndige ledere som er til stede.
Det åpne NM
for juniorer
Minst de tre beste skal premieres med pengepremier. Ved poenglikhet deles disse likt innenfor det oppsatte antall, og mellom samtlige hvis det er snakk om en delt førsteplass. Forøvrig skal minimum beste tredjedel av deltakerne premieres, i tillegg til beste kadett, beste lilleputt, og beste spiller med rating under 1500.
Det kan om ønskelig deles ut skjønnhetspremier og andre premier. For skjønnhetspremie bør det oppnevnes en jury.
NM for
skolelag
De fem første lagene i hver klasse skal ha en lagpremie med inngravering der også klasse og plassering fremgår. Spillerne på disse lagene skal ha en premie der plassering fremgår. Det bør være premie til beste yngre lag der alle går i 4. klasse eller lavere. Det bør også være premie til de tre første i en ev. reserveturnering.
NM for
ungdomslag
De fem første i hver klasse skal ha en lagpremie med inngravering der også klasse og plassering fremgår. Spillerne på disse lagene skal ha en premie der plassering fremgår. Det bør også være premie til de tre første i en ev. reserveturnering.
NM for
ungdom
De seks første i hver klasse skal ha en pokal med inngravering der også klasse og plassering fremgår.

Ikke vær for gnien når det gjelder premier – det er ikke her overskuddet skal skapes. Og husk å kjøpe nok premier, det er veldig uheldig om det på grunn av noen sene påmeldinger viser seg å bli for lite premier.

Det bør være en seierspall til bruk under premieutdelingen. Hvis man ikke har noe finere, kan bruskasser brukes.

2.6 BULLETIN, PROGRAM

Ved ankomst/registrering bør deltakerne få et program, som inneholder alle tider og liste over påmeldte spillere (og gjerne annonser og annet stoff).

Dere må vurdere om dere skal ha en bulletin, og i så fall hvem som skal stå for denne. En bulletin er et lite hefte som gjerne utkommer lørdag morgen, søndag morgen og en siste utgave som folk får i posten. De som vil ha bulletinen, betaler f eks kr 90 for de tre bulletinene inklusiv tilsending av siste utgave. Bulletinen inneholder resultatlister, partier, annonser og gjerne annet stoff.

2.7 HJEMMESIDE

Det bør være en hjemmeside for mesterskapet på internett. Hjemmesiden trenger ikke være omfattende, hvis invitasjonen legges ut er den viktigste informasjonen gjort tilgjengelig. Hvis man har tid, lyst og evne er det lurt å ha en litt mer forseggjort side med bilder, link til resultater fra tidligere mesterskap, omtale av lokale severdigheter etc. En fin hjemmeside vil gjøre at flere får lyst til å delta.

Det bør med jevne mellomrom legges ut liste over hvem som er påmeldt til turneringen. Dette er av interesse for mange, og gjør at flere får lyst til å delta. Det enkleste er ha elektronisk påmedling i Turneringsservice og vise til dette.

2.8 SOSIALT OPPLEGG

I NM for jenter er det vanlig med noe sosialt opplegg lørdag kveld. Én enkel måte å løse dette på er å be deltakerne lage underholdningsbidrag som fremføres lørdag kveld. Jenteutvalget kan hjelpe til med gjennomføringen, kontakt USF vedrørende dette.

2.9 PRESSE

Hvis du har tid er det flott om lokalpressen kontaktes noen dager før turneringen. Får du omtale av mesterskapet, får du helt sikkert også litt omtale av sjakklubben din.

3. UNDER TURNERINGEN

3.1 TURNERINGSAVVIKLING

Rundene skal starte som planlagt, og eventuelle komplikasjoner som oppstår må håndteres på en god måte. Tenk gjennom på forhånd hva som kan gå galt. Et eksempel: Hva kan gjøres for at runden starter presis selv om matserveringen blir litt forsinket? (Svaret kan være: Sett av litt ekstra tid til matservering.)

Hvis et lag ønsker å bruke reserver, må det gis beskjed om dette senest en halvtime før rundestart. Dere må derfor ha et skjema som kan brukes for å gi beskjed om bruk av reserve, og dere må informere godt om fristen. I NM for skolelag er en del av laglederne foreldre uten særlig erfaring fra sjakkturnering, derfor er det vitkgit med ekstra god informasjon om dette i NM for skolelag.

Rundeoppsett og utskrift av resultatlister gjøres på data. Det mest brukte programmet i Norge er Turneringsservice. Den som er dataansvarlig under mesterskapet, må ha erfaring med bruk av programmet fra tidligere (eller fått god opplæring).

Teknisk utstyr kan svikte. Ha derfor en annen PC i reserve, og ta backup av turneringsfilen med jevne mellomrom (f eks gjennom jevnlig å lagre filen på en minnepinne). Husk også å ha nok papir og ekstra toner/blekkpatroner til printer.

3.2 RESULTATER PÅ INTERNETT

Resultater bør legges ut på internett med jevne mellomrom, og minst etter at hver runde er ferdigspilt. Dette er meget enkelt i Turneringsservice (krever kun to tastetrykk).

3.3 ANDRE TING UNDERVEIS

Hvis planleggingen har vært god, går selve mesterskapet nesten alltid veldig greit. Noen ting kan man imidlertid ikke gardere seg mot: En deltaker blir syk, en rute blir knust etc. Husk at du som arrangør også er vert, så vær positiv og hjelpsom når det skjer ting.

Hvis noe uventet skjer: Gi informasjon til deltakerne! De fleste synes det går helt greit at middagen blir en halvtime forsinket, men de liker ikke å stå og vente uten å få beskjed om hva som skjer.

4. ETTER TURNERINGEN

Etter at siste runde er avsluttet, er det viktig at resultater blir lagt ut på internett. Husk at det er veldig mange interesserte som følger på med nettet, og som er veldig spent på hvordan det gikk til slutt.

I flere av NM-ene skal noen (eller flere klasser ratingberegnes).

NMRatinginfo
NM for
jenter
De to eldste klassene skal ratingberegnes, så søndag kveld skal turneringsfilen sendes til [email protected]. Dette gjøres via Turneringsservice. Skriv i e-posten at miniputt og lilleputt ikke skal beregnes.
Det åpne NM
for juniorer
Turneringen skal ratingberegnes både nasjonalt og internasjonalt, så turneringsfilen skal sendes til [email protected] etter endt turnering. Dette gjøres via Turneringsservice.
NM for
skolelag
Ungdomsskoleklassen skal ratingberegnes, så søndag kveld skal turneringsfilen sendes til [email protected]. Dette gjøres via Turneringsservice. Skriv i e-posten at barneskoleklassen ikke skal beregnes.
NM for
ungdomslag
Turneringen (alle klasser) skal ratingberegnes. Søndag kveld skal derfor turneringsfilen sendes til [email protected]. Dette gjøres via Turneringsservice.
NM for
ungdom
Klasse A, B og C skal ratingberegnes, så søndag kveld skal turneringsfilen sendes til [email protected]. Dette gjøres via Turneringsservice. Dersom dere i invitasjonen har sagt at flere klasser skal ratingberegnes, skal de også sendes inn.

Hvis du skal sende ut en bulletin med sluttresultater (se punkt 2.6 over) er det lurt å ta fatt på dette kjapt. Bulletinen bør sendes ut senest onsdagen etter mesterskapet.

5. OG SÅ …

… er du ferdig med å arrangere et NM. Gratulerer med et vellykket arrangement!