Bruk av HyperSys

Snarveier: [Organisasjonsprofil] [Endre Styret] Brønnøysund  [Medlemmer] Fornye til 2021 [Arrangement] [FAQ]

Kom i gang!

Alle medlemmer som er registrert i HyperSys kan logge seg på. Hva du har tilgang til er avhengig av hvilke verv eller rolle du har.

Innlogging NSF: https://sjakk.hypersys.no/

Innlogging USF: https://ungsjakk.hypersys.no

Når du skal logge inn for første gang klikker du på «Glemt passord» og følger instruksjonene på skjermen. Mottar du ikke e-posten kan det hende du ligger inne med en annen e-postadresse eller uten e-postadresse. Ta kontakt med livmette@sjakk.no for NSF og marianne@sjakk.no for USF.

Organisasjonsprofil

Start med å legge inn riktig informasjon om din klubb. Gå til «Organisasjonsprofil som finnes under «Vår organisasjon» i hovedmenyen.

De fleste vil bare kunne se sin egen klubb på denne siden, men dersom du har flere verv kan du velge aktiv organisasjon i rullgardinmenyen helt til venstre i bildet. I eksempelbildet over er aktiv organisasjon «Test Sjakklubbs Ungdom».

På denne siden oppdaterer man styret etter årsmøte ved å avløse det sittende styret. Man kan også gjøre endringer i det sittende styret mellom årsmøter. Dette gjøres ved å klikke på den lille blyanten til høyre for «Styret 2019″ eller » Klubbstyret 2019″. Deretter velger du «endre dette organet». Når du har gjort dette skal det komme opp et vindu og da trykker du på  «legg til verv». I neste vindu starter du med å velge rolle, her er det flere å velge mellom, så er det bare å skrive inn navnet. De forskjellige rollene vil ha forskjellige rettigheter knyttet til dem, men stort sett vil styrmedlemmer ha mange av de samme rettighetene. 

Det er  også mulig å definere andre utvalg og arbeidsgrupper.

Informasjon om klubben:

På organisasjonsprofilen kan dere laste opp logo, legge til klubbens Basisinformasjon som nettside og organisasjonsnummer. Klikker dere på «Mer info» under basisinformasjonen kommer flere felter opp.

Dersom man har tilgang til å endre informasjonen, kan man gjøre det ved å klikke på de aktuelle feltene.

Oppdatering av Brønnøysundregistrene

Når styret og basisinformasjonen er oppdatert kan det sende inn endringsmelding til Brønnøysundregisrene direkte fra HyperSys, uten å logge inn i altinn! Da sendes endringmelding til Brønnøysundregisterene Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret. For å sende meldingen må fødsels/personnummer til alle i det nye styret være verifisert i Hypersys. De kan gjøre dette selv, eller leder kan gjøre det for dem.

Organisasjonsprofil: Nederst på Informasjon lagret i Brønnøysundregistrene trykk på Oppdater.
Meny: Vår organisasjon → Endringsmelding til Brønnøysund

Du vil få to valg:
Registrer i Frivillighetsregisteret/Registrer i Frivillighetsregisteret og oppdater informasjon i Enhetsregisteret. 

Ny endringsmelding

I endringsmelding er det mulighet å hente informasjon fra Hypersys, bruke samme data som er fra Brønnøysundregistrene eller legge til ny informasjon.
Utfylling kan lagres i mellomtiden med knappen  som finnes øverst og nederst på skjemaet.
Dersom dere kommer over feil informasjon som ligger i Hypersys, kan dere endre det på organisasjonsprofil. Det vil komme rød varselvindu hvor du kan lagre skjemaet og fortsette i organisasjonsprofil.

Endringsmelding trenger at minst en i styret skal signere endringsmelding. Når nødvendig informasjon er lagt til, vil  lyse nederst.

Videre skal dere legge til vedtekt(ved førstegangsregistrerting eller endringer) og protokoll fra årsmøte som vedlegg i PDF-format på steg 2. De er påkrevde dokumenter som skal sendes til BRREG. Det er mulig å legge til flere vedlegg som har ikke blitt sendt fra før.

Etterpå må endringsmeldingen kontrolleres, da sjekker informasjon i Hypersys og hos Brønnøysundregistrene. Det vil komme beskjed om noen av feltene i skjemautfylling er ikke godkjent og/eller mangler noe. Dere kan gå tilbake skjemautfylling på steg 1. Om kontrollen har gått gjennom, er skjemaet låst.

Medlemskap

Kontinget:

Hypersys kan sende kontingentkrav og dere registrerer betaling også i systemet. Det er ikke et regnskapsprogram, og dere må føre samle-/delsnummer over i regnskapet deres.

 Alle kontingenter må legges inn, med egen linje for rabattert. 

  • Åpne menyen «Medlemskap» og klikk på + tegnet til høyre for å legge til, eller på kontingenavnet og klikk på blyant for å endre.

Registrering av medlemskap:

Medlemmer kan legges inn på to måter, legg til enkeltvis eller last opp liste.

Begge ligger under «medlemskap» i menyen, følg instrukser.

Det finnes også et felt under dynamiske felt hvor det er mulig å legge inn en rabatt dersom det er et nytt medlem. Dette er et felt vi bruker sentralt når vi sender faktura til klubbene. 

Familiegrupper:

I NSF og USF er det nå mulig å definere familiegrupper. For å gjøre dette går dere inn på profilen til «overhodet» i familien. Nede til høyre kan dere velge grupper og familier. Dersom klubben ønsker å sende familien en samlet faktura, krysser dere av for når valget kommer.

Medlemskap og betaling:

Når et nytt medlemskap blir registrert, opprettes det en faktura i systemet. Dersom kontingenten alt er betalt velger dere dette, da kommer det fram en rute hvor dere legger inn betalingsdatoen. 

Dersom dere venter på betaling, velger dere «ikke betalt». Da blir medlemskapet stående ubetalt, og dere kan senere gå inn og velge å legge inn betalingdato når pengene er motatt. Vi anbefaler dere å oppdatere betalingsstatus regelmessig. Betalingsdato kan ikke være før fakturadato.

Overganger:

Overganger må fortsatt meldes til forbundet. Vi overfører da medlemskapet fra gammel til ny klubb. 

Er dere i tvil om medlemmet har vært medlem tidligere, legg det inn og send oss en e-post. Da ser vi til at det ikke blir opprettet duplikat. 

Om det er noe dere lurer på, ta kontakt med livmette@sjakk.no for NSF og marianne@sjakk.no for USF så løser vi det!

 

Fornye medlemskap ved nytt år:

Dette verktøyet kan bare brukes dersom dere ikke alt har lagt til nye medlemmer i det nye året. Har dere gjort det må kontingenter og endres som vist over og medlemmer må fornyes fra fjorårets medlemsliste.

Når dere følger prosedyren for fornying i Hypersys er første punkt å oppdatere kontingentsatsene for 2021. Dersom dere har medlemskategori for nye medlemmer, må dere velge å flytte disse medlemmene til den ordinære da de jo er nye medlemmer bare ett år. Velg derfor  «Forny til annen medlemskapstype».

Dere må gå gjennom hele listen med de forskjellige medlemskapstypene og oppdatere eller deaktivere satsene. Når du har gått gjennom hele listen, kan du lagre og gå til neste side.

Der finner du oversikten over alle klubbens medlemmer i 2020, og kan endre markeringen for de som du vet ikke skal være med videre i 2021. Bekreft og velg «vis oppsummering».

Vi vil ikke fakturere kontingenter for 2021 før 1. mars, slik at klubbene har de to månedene på å få listen klar. Samtidig er det viktig at alle som deltar i aktiviteter i klubb og forbund blir oppdatert til nytt år fortløpende.

I år håper vi at alle klubber følger opp og registrerer betalingsstatus på sine medlemmer etter hvert

Ofte stilte spørsmål

Problemer med pålogging:

  1. Jeg får ikke logget med inn i Hypersys.

Svar: Du er lagt inn med en annen e-post, eller det er flere som har den samme e-posten. Prøv med en annen e-post om du tror det kan være grunnen, eller ta kontakt med noen i styrer i klubben din eller med livmette@sjakk.no.

2. Jeg får beskjed om at det er flere med samme e-post.

Svar: Ta kontakt med livmette@sjakk.no for NSF og marianne@sjakk.no for USF så løser vi det.

3. Jeg har avløst styret, også kommer jeg ikke inn.

Svar: Ta kontakt med livmette@sjakk.no for NSF og marianne@sjakk.no for USF så løser vi det.

Betaling:

  1. Faktura står fortsatt som ubetalt, ….

Svar: Betalingsdato er før fakturdato. Følg instruks om du har rettigheter eller ta kontakt.