Arrangere BGP/UGP

BGP og UGP er en landsomfattende rekke turneringer i tidsrommet 1. januar til 31. desember, der spillere ved å samle poeng i flere turneringer konkurrerer om sammenlagtpremier. turneringene kan arrangeres av alle lokallag og kretser i USF, og er åpne for alle medlemmer som holder aldersgrensene.

Søknadfrist for en BGP-turnering er 8 uker før turneringen skal finne sted.

1. FØR SØKNAD SENDES

En del ting må være på plass før man søker om arrangementet. Det kan være lurt å lese gjennom BGP-reglementet i forkant.

1.1 Dato og spillested

Finn en egnet dato og et egnet spillested.

Gode lokaler er nødvendig for et hvert arrangement. Det vanligste er å spille på en skole, men aktivitetshus, hotell o.l. er også mulig. Dere bør ha avklart at dere har lokale den aktuelle helgen før søknad sendes inn.

Du bør ta høyde for at det kan komme mange deltakere. Disse bør helst spille i samme rom. Hvis alle spiller i samme lokale er en huskeregel at man trenger 1,5 kvm pr deltager, altså minst 120 kvm for 80 deltagere.

Det er også behov for et pauserom, gjerne med kantine. Husk at det ikke bare er deltakerne som kommer, men også foreldre og ledere.

1.2 Tilstrekkelig mannskap

Det kreves en god del folk for å få gjennomført turneringen på en god måte.

Turneringsledelse:
Ansvarlig turneringsleder bør være på plass i god tid før arrangementet. Vedkommende må være minst kretsdommer, og bør ha erfaring med å lede turneringer for barn og av tilsvarende størrelse. Er det en stor turnering, bør dere også ha en eller flere assistenter. Assisterende turneringsleder (eller en annen kompetent person) kan f.eks. legge inn resultater, sette opp runder etc. på datamaskin under turneringen (se punkt 3.1).

Mat/kantine:
Deltakerne (og ledere/foreldre) setter pris på å ha en kantine med et utvalg av mat og drikke i nærheten. Det bør være en kantine med pølser, vafler, brus, kaffe og lignende. Kantinen er en viktig inntektskilde, så pass på at det kjøpes inn tilstrekkelig med varer.

Annet mannskap:
Det er mulig for én person å ta seg av planleggingsarbeidet, men det er gjerne hyggeligere hvis man er flere om jobben (nedsett gjerne en BGP-komité). Under mesterskapet er det i tillegg til turneringsledere behov for folk (foreldre, søsken, medlemmer i sjakklubben) til å styre med kantina, rigge til før mesterskapet og rydde etterpå.

Det er ikke nødvendig å spørre alle foreldre før søknad sendes, men det er viktig å tenke gjennom om klubben har nok folk som er villige til å stille opp. En god idé er å avholde et foreldremøte der man lufter planene om turneringen, og hører om foreldre er innstilt på å bidra. Hvis man finner ut at man har for lite mannskap, kan en mulighet være å samarbeide med andre klubber i området.

1.3 Søke om å få arrangere turneringen

Søknadsskjema ligger her.

Når turneringen er godkjent mottar du en mail. Ta godt vare på den! Den innholder blant annet en link til en side der du kan endre opplysninger til turneringen.

2. FORBEREDELSER TIL BGP-TURNERING

2.1 Invitasjon

Når turneringen er godkjent, send ut invitasjoner. Kontaktinfo kan finnes på Hypersys. Invitasjonen bør også gis til lokallagets medlemmer og lederne av nærliggende lokallag. Den bør inneholde dato, spillested, fremmøtetidspunkt, antall runder, betenkningstid, startavgift og omtrent når turneringen er ferdig.

Invitasjonen er din viktigste markedsføring av turneringen. Bruk derfor en del tid på å få med all nødvendig informasjon, og pass på å fremheve alle positive sider ved din turnering (premier til alle, god kantine, flott natur etc). Prøv å tenke på hva det er som vil få barn og foreldre til å ta turen til din turnering.

Informasjon om turneringen kan med fordel også være tilgjengelig på Internett.

I tillegg til de obligatoriske klassene (mikroputt, miniputt, lilleputt, kadett og junior) kan dere vurdere å ha en begynnerklasse. En slik klasse er en fin turnering for barn som er for ferske til å spille i sine respektive klasser.

Invitasjonen må inneholde:

  • hvor turneringen avholdes, og hvordan man kommer seg dit
  • klasseinndeling og premiering
  • program med alle tider (siste fremmøte, rundestart og -slutt, kantinetilbud, premieutdeling)
  • hva det koster å være med (startkontingent)

Sjekk gjerne mot andre BGP-invitasjoner at du har fått med deg alt.

2.2 Mannskap

Alle detaljer om mannskap under turneringen må nå på plass (se også punkt 1.2):

  • Hvem skal hjelpe til med rigging før turneringen og rydding etterpå?
  • Avklar hvem som er ansvarlig(e) og assisterende turneringsleder(e).
  • Sett opp vaktliste for kantine og for eventuelt andre oppgaver.
  • Lag en oversikt over hvem som står for eventuell matlaging.

2.3 Bord og stoler. Brikker, brett og klokker. Mikrofon.

Det må sjekkes at dere har tilstrekkelig med bord og stoler, og at bordene egner seg for sjakkspilling (dvs at det med litt margin er plass til et sjakkbrett pluss klokke, og at bordene er av passe høyde).

Dere må ha tilstrekkelig med brett, brikker og sjakklokker. Husk at det også må være en god del brikker/brett til pauserom/analyse. Materiell kan lånes av andre klubber.

Avhengig av turneringens størrelse kan det være en stor fordel å ha mikrofon/høyttaler til bruk under åpningen, ved rundestart (det skal ofte gis noen beskjeder) og ved premieutdelingen.

2.4 Premier

Alle deltakerne skal ha en premie der navn på turneringen fremgår (f.eks. ”Bybu BGP/UGP 2010” eller tilsvarende inngravert på skilt). Minst de tre første i hver klasse bør ha en større/finere premie med inngravering der også klasse og plassering fremgår (f.eks. ”Bybu BGP/UGP 2010, 3. plass klasse miniputt” e.l.).

I klassene mikroputt, miniputt og lilleputt skal alle ha premier/deltagerbevis iht. BGP-reglementet, i klassene kadett og junior skal beste tredjedel ha premier/deltagerbevis.

Ikke vær for gnien når det gjelder premier – det er ikke her overskuddet skal skapes. Og husk å kjøpe nok premier, det er veldig uheldig om det på grunn av noen sene påmeldinger viser seg å bli for lite premier.

Det bør være en seierspall til bruk under premieutdelingen. Hvis dere ikke har noe finere, kan bruskasser brukes.

2.5 Hjemmeside

Dere kan lage en hjemmeside for turneringen på Internett. Hjemmesiden trenger ikke være omfattende, hvis invitasjonen legges ut er den viktigste informasjonen gjort tilgjengelig. Hvis man har tid, lyst og evne er det lurt å ha en litt mer forseggjort side med bilder, link til resultater fra tidligere turneringer, omtale av lokale severdigheter etc. En fin hjemmeside vil gjøre at flere får lyst til å delta.

Det bør med jevne mellomrom legges ut liste over hvem som er påmeldt til turneringen. Dette er av interesse for mange, og gjør at flere får lyst til å delta. Det enkleste er å legge inn deltakerne i Turneringsservice, da kreves kun to tastetrykk for å få deltakerlisten ut på Internett.

Hvis man ikke har mulighet til å lage egen hjemmeside for turneringen er et godt alternativ å legge ut all info på turneringsservice-siden.

Husk å lenke fra USFs terminliste til hjemmesiden. Det gjøres via mailen du mottok da turneringen ble godkjent (se punkt 1.3.)

2.6 Presse

Hvis du har tid, er det flott om lokalpressen kontaktes noen dager før turneringen. Får du omtale av mesterskapet, får du helt sikkert også litt omtale av sjakklubben din.

3. UNDER TURNERINGEN

3.1 Turneringsavvikling

Rundene skal starte som planlagt, og eventuelle komplikasjoner som oppstår må håndteres på en god måte. Tenk gjennom på forhånd hva som kan gå galt. Et eksempel: Hva gjør man hvis Turneringsservice krasjer? (Se under.)

Rundeoppsett og utskrift av resultatlister gjøres på data. Det mest brukte programmet i Norge er Turneringsservice. Den som er dataansvarlig under mesterskapet, må ha erfaring med bruk av programmet fra tidligere (eller fått god opplæring).

Teknisk utstyr kan svikte. Ha derfor en annen PC i reserve, og ta backup av turneringsfilen med jevne mellomrom (f.eks. ved jevnlig å lagre filen på en minnepinne). Husk også å ha nok papir og ekstra toner/blekkpatroner til printer.

3.2 Resultater på Internett

Resultater bør legges ut på Internett med jevne mellomrom, og minst etter at hver runde er ferdigspilt. Dette er meget enkelt i Turneringsservice (krever kun to tastetrykk).

3.3 Andre ting underveis

Hvis planleggingen har vært god, går selve turneringen nesten alltid veldig greit. Noen ting kan man imidlertid ikke gardere seg mot: En deltaker blir syk, en rute blir knust etc. Husk at du som arrangør også er vert, så vær positiv og hjelpsom når det skjer ting.

Hvis noe uventet skjer: Gi informasjon til deltakerne! De fleste synes det går helt greit at runden blir en halvtime forsinket, men de liker ikke å stå og vente uten å få beskjed om hva som skjer.

4. ETTER TURNERINGEN

Etter at siste runde er avsluttet, er det viktig at resultater blir lagt ut på Internett. Husk at det er veldig mange interesserte som følger på med nettet, og som er veldig spent på hvordan det gikk til slutt.

Rett etter turneringen må resultatene rapporteres til USF. Dette gjøres på BGP-sidene.

Etter en stund får kassereren tilsendt en faktura på BGP/UGP-avgiften.

5. OG SÅ …

… er du ferdig med BGP-arrangementet. Gratulerer med et vellykket arrangement!


Hvis det er noe du lurer på, ta kontakt med Ungdommens Sjakkforbund på usf@sjakk.no eller tlf 22 15 12 41.